Como redigir uma carta/email de reclamação

 

Uma carta de reclamação deve ser clara, concisa e direta, apresentando a Sua reclamação de forma eficaz e cuidadosa para com o destinatário/serviço.

Estes são os elementos essenciais que devem constar numa carta de reclamação:

O nome e informações de contacto: Comece a carta incluindo o seu nome, morada, número de telefone e endereço de e-mail. Isso permite que a empresa/serviço entre em contacto consigo para resolver o problema;

Data: Inclua a data em que está a escrever a carta. Isso cria um registo da correspondência;

O assunto deve ser claro, conciso e diretamente relacionado ao motivo da reclamação. Ao escolher o assunto, evite ser vago ou ambíguo. Em vez disso, seja específico e descritivo. Por exemplo, se o motivo da reclamação for um produto defeituoso que comprou, o assunto poderia ser "Produto Defeituoso Recebido com Pedido nº 12345". Esta referência indica claramente o problema e ajuda a empresa a identificar o caso rapidamente;

• Descrição clara da reclamação: Explique detalhadamente o motivo da sua reclamação. Inclua informações relevantes, como datas, números de pedido ou contrato, e qualquer outra informação que ajude a identificar o problema;
• Evidência ou suporte: Se tiver provas, como fotos, recibos, números de série, documentos ou registos relacionados à reclamação, mencione-os ou anexe cópias à carta;
• Expectativas de resolução: Indique o que espera que a empresa faça para resolver o problema. Seja realista e específico em relação às suas expectativas, como um reembolso, uma troca, uma reparação ou uma explicação detalhada;
• Consequências: Caso a empresa não resolva a reclamação de forma satisfatória, pode mencionar possíveis ações futuras, como procurar assistência legal ou reportar a situação a entidades reguladoras relevantes;
• Encerramento: Termine a carta agradecendo ao destinatário pela atenção à sua reclamação e indicando que espera uma resposta dentro de um prazo razoável;
• Saudação final: Encerre a carta com uma saudação apropriada, como "Atentamente", seguida da sua assinatura manuscrita (se for enviar a carta por correio) ou do seu nome digitado (se for enviá-la por e-mail).

Lembre-se de manter um tom profissional e respeitoso ao redigir a sua carta de reclamação, pois aumenta a probabilidade de uma resposta positiva por parte da empresa. Certifique-se de manter uma cópia da carta e quaisquer documentos relacionados para referência futura.

Exemplo:

Nome Completo

Morada

Código Postal

Para

Nome da entidade

Morada

Código Postal

 

Assunto: Motivo da reclamação e referência do número da compra/processo/notificação

Exmos. Srs.

Eu, nome completo, contribuinte nº xxxxxxxxx, venho pela presente reclamar (motivo/s da reclamação)…

Neste sentido, espero que esta questão seja tratada de forma eficaz e oportuna. Minhas expectativas de resolução são….  Escolher aquela que melhor se adapta à reclamação:

1.    Uma averiguação sobre o problema relatado;
2.      Uma resposta formal por escrito dentro de 10 dias úteis, confirmando o recebimento da minha reclamação e informando-me sobre os próximos passos para o andamento do processo;
3.       Uma análise completa do produto defeituoso que recebi, incluindo uma avaliação técnica de como o defeito ocorreu;
4.       A substituição do produto defeituoso por um novo, em perfeitas condições, ou um reembolso total do valor pago, conforme a preferência;
5.       Medidas corretivas para evitar que problemas semelhantes ocorram no futuro;
6.       Um pedido formal de desculpas pela inconveniência causada;

Opcional: Caso esta reclamação não seja tratada de maneira satisfatória e dentro de um prazo razoável, sinto-me obrigado a considerar outras medidas para proteger meus direitos como consumidor. Isso pode incluir, mas não se limita a relatar esta questão às autoridades reguladoras competentes, como também partilhar a minha experiência e insatisfação nas redes sociais, em avaliações online e em outros fóruns públicos, a fim de alertar outros consumidores sobre esta situação. Contudo, estou confiante de que a Sua/Seu empresa/serviço abordará esta questão de maneira profissional e eficaz, evitando a necessidade de tais ações.

Para fundamentar a presente reclamação anexo os seguintes documentos:

·        Descrever os documentos inseridos em anexo (por email, ou por carta).

Finalizando, sem outro assunto, esperando a celeridade da V. resposta, subscrevo os meus cumprimentos,

 

Loures, 19 de Setembro de 2023
	Assinatura (Tel. 000.000.000 / Email: xxxxx@xxxxx)